Déclaration de confidentialité

Déclaration de confidentialité d'Aqtor! SA

Aqtor! SA, B - 9041 Oostakker (Gent), Herman Teirlinckstraat 15

Aqtor! SA veut être un leader dans l'offre de soins de santé et de bien-être. Afin d'offrir des services de haute qualité, nous traitons les données personnelles de nos clients. Nous accordons une attention particulière à la protection de votre vie privée. Nous souhaitons vous informer de l'usage que nous faisons de vos données personnelles et des droits que vous pouvez exercer.

Si vous avez encore des questions après avoir lu cette déclaration, vous pouvez toujours contacter notre DPD (délégué à la protection des données), M. Danny Baerts, à l'adresse suivante : privacy@aqtor.be  

1. Pourquoi collectons-nous ces données ?

Aqtor! SA est obligé de créer un dossier client lorsqu'il fournit ses services. Nous collectons les données afin de vous fournir des soins adéquats et de qualité.

Les données sont collectées et stockées sur la base de la relation de traitement qui existe entre le client et Aqtor! et/ou l'un de nos prestataires de soins de santé, parce que nous sommes légalement obligés de le faire, parce qu'il est nécessaire de protéger vos intérêts vitaux ou notre intérêt légitime (droits de la défense, sécurité de notre organisation) ou sur la base de votre consentement explicite à ce stockage et à cette collecte. 

Les données relatives à votre santé sont stockées spécifiquement parce qu'elles sont nécessaires pour pouvoir vous fournir des soins de santé et comme preuve d'identité dans le cadre de l'assurance maladie.

Dans ce document, nous expliquons comment nous traitons vos données à caractère personnel, quels sont vos droits et comment vous pouvez les faire valoir.

Termes utilisés :

• Données à caractère personnel : le GDPR entend par là toutes les informations susceptibles d'identifier une personne physique, directement ou indirectement. On parle aussi de "données". Il ne s'agit donc PAS des données de l'entreprise !
• Traitement : la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, le stockage, la mise à jour ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la mise à disposition par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, le verrouillage, l'effacement ou la destruction des données.

2. Quelles sont les données que nous traitons à votre sujet ?

Nous traitons les données personnelles suivantes vous concernant :

• Données d'identification (et, le cas échéant, de votre représentant légal) ;
• Données relatives à votre assurabilité, y compris les données relatives à votre assurance maladie ;
• Numéro d'identification national, y compris le numéro du registre national ;
• Caractéristiques personnelles (données telles que l'âge, le sexe, l'état civil, la langue, etc ;)
• Données relatives à votre santé (données telles que le diagnostic, le pronostic, l'anamnèse, le traitement) ;
• Données relatives aux soins de santé ;
• Données sociales ;
• Le cas échéant, également des données concernant les membres de votre famille et vos proches ;
• Enregistrements de sons ou d'images si cela est nécessaire pour la prestation de soins ou la livraison de nos produits.
• Adresse IP

Ces informations nous sont parvenues par le biais de :

• Vous nous les avez communiquées vous-même au cours d'un entretien personnel ou avant celui-ci.
• Transfert par l'intermédiaire d'un fournisseur de soins de santé ou d'un prestataire de soins
• En vous inscrivant sur notre site web Aqtor! : aqtor.be
• En vous inscrivant sur notre site web OrthoShop : orthoshop.be

Caméra de sécurité :

Aqtor! SA a placé des caméras de sécurité à certains endroits de ses sites afin de garantir la sécurité physique de vos employés et celle de ses employés. Ces caméras ne stockent pas toujours les images, mais dans certains cas, elles n'affichent que l'image actuelle.

Les caméras prennent des images de certains endroits où il est possible que vous, en tant que visiteur ou client, soyez également filmé. En principe, ces données ne sont pas communiquées à d'autres personnes. Ce n'est que si cela s'avère nécessaire en cas de risque ou de danger que les images sont transmises au tribunal et aux services de police.

Les enregistrements d'images sont conservés pendant 30 jours.

3. Objet :

Nous le faisons dans le but d'entrer ou de rester en contact avec vous au sujet de services et/ou de biens à livrer, d'assurer le suivi des services et/ou des biens fournis ou de pouvoir répondre à toutes vos questions. Il s'agit d'une relation précontractuelle ou contractuelle.

Nous utilisons les données à caractère personnel obtenues pour déterminer, produire et livrer une installation appropriée pour vous et la déclarer ensuite à l'institution qui la remboursera pour vous. Nous enregistrons ces données dans un dossier client physique et numérique. La durée de conservation de nos dossiers clients est de 10 ans après la livraison de la dernière prestation.

Si, exceptionnellement, nous recevons d'autres données personnelles de votre part à titre privé, celles-ci ne seront utilisées qu'à une fin spécifique et ne seront stockées que temporairement.

4. Conservation :

Le dossier médical a une durée de conservation de 30 ans. Le code de déontologie médicale oblige les médecins à conserver le dossier médical pendant 30 ans, à compter du dernier contact avec le patient. Ce code stipule également que le médecin qui a personnellement constitué et complété le dossier médical est coresponsable de sa conservation.

Conservation des données personnelles non sensibles :

• Livres de négociation : 7 ans sous forme originale ou électronique, la période de conservation débutant le 1er janvier de l'année qui suit la clôture de l'exercice. Nous suivons ici l'article III.86 du Code de droit économique et l'article 9 de l'arrêté royal du 12/09/1983 portant exécution de la loi du 17/07/1975 relative à la comptabilité de notre société.
• Documents justificatifs : 7 ans en original ou sous forme électronique, la période de conservation suivant la clôture de l'exercice. Nous suivons ici l'article II.86 du Code de droit économique.
• Documents qui ne servent pas de preuve à l'égard des tiers: 3 ans en original ou en copie, là encore l'article III.86 du Code de droit économique s'applique.
• Certificats d'assistance : Pour les attestations de réception et les attestations d'assistance, le délai de conservation de 7 ans s'applique également. Les attestations non utilisées ne sont ni revendues, ni cédées, ni renvoyées à SPEOS/De Post ou à l'INAMI/RIZIV et ne sont pas mélangées aux déchets. Les certificats non utilisés sont conservés jusqu'à ce qu'un inspecteur fiscal ait constaté le non-usage.
• Les pièces justificatives remises au patient, dans lesquelles sont mentionnés le montant à payer, la contribution de la caisse d'assurance maladie, etc. sont conservées en copie pendant 7 exercices, car Aqtor! SA est tenue de présenter une pièce justificative à l'administration fiscale, à l'exception des données d'identité du patient.
• Documents sociaux : Le registre du personnel, le compte individuel et les annexes éventuelles sont conservés pendant 5 ans. Pour le personnel, la période de conservation commence au moment de la dernière inscription obligatoire (c'est-à-dire au plus tard le septième jour après la date de départ du dernier employé). En ce qui concerne le compte individuel, la période de conservation de 5 ans commence à la fin de la période de conservation du document (c'est-à-dire à partir de la clôture annuelle du compte).

5. Sécurité :

Pour ce traitement, nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données de manière optimale, en tenant compte de la nature des données et des risques associés. Nous avons mis en place les mesures suivantes pour assurer la sécurité de vos données :

• Par défaut, les ordinateurs sur lesquels les données sont traitées sont protégés par un nom d'utilisateur et un mot de passe complexe.
• Tous les ordinateurs sont équipés d'une solution Small Office Security qui, bien entendu, est toujours maintenue "à jour" et effectue automatiquement des analyses multiples. Toutes les installations Windows sont automatiquement mises à jour. L'installation est vérifiée au moins une fois par mois et peut être lancée manuellement.
• Les données sont stockées sur une partie du disque qui est configurée comme un "coffre-fort de données". Cette partie est cryptée et n'est accessible qu'après le démarrage des ordinateurs, l'ouverture d'une session Windows et l'ouverture d'un coffre-fort avec mot de passe.
• Pour éviter toute perte de données en cas de perte des ordinateurs, nous effectuons des sauvegardes quotidiennes dans un environnement cloud crypté.
• Tous les mots de passe sont gérés et stockés dans l'environnement en nuage.
• Nos employés sont pleinement informés de la sécurité du traitement de vos données personnelles et sont tenus de respecter la confidentialité en vertu de leur contrat de travail.
• Les données sont conservées sur papier dans une mesure très limitée, compte tenu de la possibilité d'enregistrement en ligne, et ne sont pas accessibles aux personnes non autorisées.

Le passé nous enseigne qu'aucun risque n'est totalement évité et si nous avons connaissance d'un accès non autorisé à nos systèmes informatiques ou d'une modification illégale, d'un dommage ou d'une perte éventuelle de vos données, nous prendrons immédiatement toutes les mesures nécessaires pour minimiser ce risque et l'éviter à l'avenir. Par conséquent, les dommages possibles pour vous seront également très limités.

6. Fins de marketing :

FORMULAIRE DE CONTACT

Sur notre page de contact, vous avez la possibilité de nous fournir activement vos données au moyen d'un formulaire de contact. Il s'agit de votre nom, de votre adresse électronique, et de votre numéro de téléphone. Nous utilisons ces informations pour vous contacter en réponse à votre message. En outre, vous pouvez indiquer si vous souhaitez recevoir notre lettre d'information. Dans notre lettre d'information, nous vous informons des développements au sein de notre organisation, de l'industrie et des produits et services que nous fournissons. Vous pouvez à tout moment vous désabonner de notre bulletin d'information en envoyant un courriel à newsletters@aqtor.be, dans lequel vous indiquerez votre nom et, de préférence, la raison de votre désabonnement.

COMPORTEMENT DE CLIC ET DONNÉES RELATIVES AUX VISITEURS

Les données générales relatives aux visiteurs sont conservées sur le site web de notre entreprise. Dans ce contexte, l'adresse IP de votre ordinateur, un éventuel nom d'utilisateur, l'heure de consultation et les données envoyées par le navigateur d'un visiteur peuvent être enregistrés et utilisés pour des analyses statistiques du comportement des visiteurs et des clics sur le site web. Nous optimisons également le fonctionnement du site web. Nous essayons de rendre ces données anonymes dans la mesure du possible. Ces informations ne sont jamais transmises à des tiers.

PIWIK PRO

Notre site web utilise Piwik Pro, la plateforme d'analyse conforme aux exigences du RGPD. Cette application mesure et analyse vos expériences sur notre site web. Son objectif est d'offrir une automatisation du marketing basée sur le consentement, base juridique Art. 6(1)(a). Piwik Pro est uniquement hébergé dans des centres de données européens.

Nous utilisons ces informations pour obtenir une meilleure image de l'interaction des utilisateurs avec notre site Web et notre boutique en ligne et pour identifier les améliorations nécessaires sur la base de ces informations.

Les données sont collectées par les cookies aussi longtemps que vous utilisez notre site web et elles ne seront stockées sur votre appareil que jusqu'à ce que vous fermiez le navigateur.

FACEBOOK, INSTAGRAM, LINKEDIN et YOUTUBE

Notre site internet comprend des boutons permettant de promouvoir ou de partager des pages sur les réseaux sociaux Facebook, Instagram, LinkedIn et YouTube. Ces boutons sont réalisés par un code fourni par les canaux de médias sociaux eux-mêmes. Ce code place, entre autres, un cookie (voir ci-dessus).

Veuillez lire la déclaration de confidentialité de ces réseaux sociaux (qui peut changer régulièrement) pour voir ce qu'ils font de vos données personnelles qu'ils traitent avec ce code.

LETTRE D'INFORMATION

Nous proposons une lettre d'information avec laquelle nous souhaitons informer les parties intéressées des nouveautés, de nos services et d'autres sujets connexes. Votre adresse électronique ne sera ajoutée à la liste des abonnés qu'avec votre consentement explicite. Chaque lettre d'information contient un lien qui vous permet de vous désabonner. Le fichier des abonnés à la lettre d'information n'est pas transmis à des tiers.

CONTACT

Vous souhaitez remplir le formulaire de contact sur notre site web ? Si vous donnez votre accord, vos données personnelles seront traitées comme décrit dans la présente déclaration de confidentialité et vous pouvez toujours nous contacter par e-mail.

UTILISATION DE COOKIES

Nous utilisons des cookies lorsque nous offrons des services électroniques. Un cookie est un petit fichier simple qui est envoyé avec les pages de ce site web et qui est stocké par votre navigateur sur le disque dur de votre ordinateur. Nous utilisons des cookies pour mémoriser vos paramètres et vos préférences si vous cliquez dessus pour obtenir un accord.  Conformément au principe de protection de la vie privée dès la conception, les cookies analytiques sont activés par défaut. Vous pouvez également désactiver ces cookies via votre navigateur. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter notre Déclaration sur les cookies.

7. Transfert :

Les parties suivantes traitent les données d'identification aux fins indiquées ci-dessous ;

Comptabilité pour répondre à nos exigences légales en matière de comptabilité ;

• Pour les employés : Le secrétariat social pour le calcul des salaires ;
• Le fournisseur de ces applications et d'autres applications dans le but d'assurer la sécurité et le fonctionnement et comme moyen de communication entre les patients, une institution de soins de santé, la sécurité sociale et les caisses d'assurance maladie.

Il ne s'agit que de vos données personnelles générales et celles-ci ne seront pas transmises à des organisations et/ou personnes à des fins de marketing.

Données sensibles ou médicales

• Au sein d'Aqtor!, vos données médicales seront incluses dans le dossier électronique du patient. Le dossier du patient peut être consulté par les employés d'Aqtor! SA pour qui l'accès est nécessaire afin de pouvoir vous offrir les soins nécessaires (par exemple, le prestataire de soins traitant, ...). L'accès est limité aux données nécessaires à l'exécution de la mission de l'employé.
• Si cela est nécessaire pour vous offrir les soins nécessaires (par exemple, avec d'autres prestataires de soins, votre médecin traitant, votre représentant légal, ...).
• Si Aqtor! y est obligée sur la base de la réglementation ou de la jurisprudence (par exemple, avec les pouvoirs publics, la caisse d'assurance maladie).
• Si vous y avez expressément consenti (par exemple, communications à un membre de la famille qui n'est pas un représentant, à un ami, etc.) Si vous avez consenti au partage électronique de vos données avec d'autres établissements de santé via e-Health, les prestataires de soins de santé traitants externes peuvent consulter votre dossier patient.
• Nous concluons des accords de traitement avec les parties mentionnées ci-dessus, dans lesquels il est stipulé qu'elles doivent également respecter les lignes directrices du GDPR.

À tout moment, nous veillerons à ce que vos données à caractère personnel ne soient PAS stockées en dehors de l'EEE sans une garantie solide de la part des parties concernées qu'elles respectent également pleinement la législation GDPR.

En cas d'acquisition ou de fusion d'Aqtor! ou de ses actifs, nous nous réservons le droit de transférer vos données à la nouvelle entité.

8. Vos droits :

Vous trouverez ci-après une liste de vos droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel, leur application éventuelle et la manière dont vous pouvez les exercer:

• Droit d'accès et de copie : Chaque patient dont les données sont traitées par Aqtor! SA traite par définition a des droits qui lui permettent de consulter ces données, d'en recevoir une copie, d'en demander l'amélioration, etc. Ces droits peuvent être limités par des réglementations spécifiques qui s'appliquent au traitement, comme les droits des patients. C'est pourquoi Aqtor! SA vérifiera d'abord le cadre juridique pour chaque demande d'exercice d'un droit. Si, en vertu de ces droits, nous ne pouvons pas (simplement) exercer le droit que vous avez demandé, par exemple le droit d'accès, nous vous en informerons avec motivation.
• Droit de rectification: Si vous estimez que certaines données à caractère personnel vous concernant sont incorrectes ou incomplètes, vous avez le droit de nous le signaler. Si nous constatons qu'il s'agit effectivement de données personnelles incorrectes (par exemple, administratives) ou incomplètes, nous les rectifierons et veillerons en principe à ce que les autres personnes avec lesquelles vos données sont partagées en soient informées.
• Droit de restriction: Si vous contestez l'exactitude des données personnelles, vous avez le droit de demander que le traitement de vos données personnelles soit temporairement interrompu pendant la période où Aqtor! SA doit vérifier l'exactitude des données personnelles. S'il s'avère que les données personnelles sont effectivement incorrectes, elles seront corrigées et nous vous en informerons.
• Attention! Si vous demandez l'effacement de vos données, celui-ci ne peut être effectué que si nous n'avons plus besoin de vos données pour des raisons autres que celles mentionnées au point 3 de notre description de l'objectif.
• Portabilité: Si vous souhaitez changer de prestataire de soins ou de services, nous transmettrons vos données à caractère personnel à la nouvelle organisation dans un format standard lisible numériquement.
• Objection à la prise de décision automatisée et au profilage: Étant donné que nous n'effectuons pas ce type de traitement, ce point ne s'applique pas non plus.
• Droit à la transparence: Vous serez informé du contenu de la présente déclaration de confidentialité via ce lien, en pièce jointe à chaque contact électronique et de manière visible dans nos bureaux.

Sur simple demande, vous pouvez obtenir une copie.

Si vous souhaitez faire valoir un ou plusieurs de ces droits, veuillez en faire la demande par écrit en joignant la preuve de votre double vérification Opt-In par courriel et nous vous répondrons dans un délai de 30 jours.

9. Réclamations :

Si vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, avec le respect de vos droits ou avec la présente déclaration de confidentialité, veuillez d'abord nous en informer afin que nous puissions y répondre de manière appropriée

Vous pouvez toujours déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données à B-1000 Bruxelles, Rue de la Presse 35 ou par courrier à contact@apd-gba.be ou par téléphone entre 8h30 et 12h au 02/274.48.00.

10. Divers :

Cette déclaration de confidentialité a été modifiée le 25 mai 2023.

Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration de confidentialité à tout moment.